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Protocolo y Relaciones Públicas. Diferencias, Problemas y Soluciones

Una vez establecidos los Principios sobre los que van a girar esta página, el blog y, por supuesto, mis investigaciones. Es hora de seguir situando al Protocolo y, con ello, los eventos. Importante, primero el Protocolo y luego los eventos, sin Protocolo no hay eventos.  Hoy se analizarán las diferencias entre el Protocolo y las Relaciones Públicas.

 

Uno de los problemas que afronta el Protocolo y la Organización de eventos es que se ha visto como algo ligado a las Relaciones Públicas.  Desde hace unas décadas el Protocolo y los Eventos se han situado como una herramienta adherida a Relaciones Públicas, y que estos profesionales debían saber desarrollar puesto que, a prori, eran los más cualificados para ello. La cuestión que nos atañe hoy está cambiando, puesto que el Protocolo ha evolucionado hacia una organización integral de eventos. Ha llegado el momento de otorgar el papel que se merece al Protocolo y la Organización de Eventos e independizarlo de las Relaciones Públicas.  Extraemos por tanto que el Protocolo y la Organización de eventos es algo distinto a las Relaciones Públicas pero están interconectados.

 

A continuación se va a analizar donde está la confusión respecto al tema y se plantearán una serie de soluciones para los problemas que todavía existen. El problema viene dado por la parte académica y la parte profesional, donde precisamente está la solución, en la unión y la sensibilización respecto al Protocolo y la Organización de Eventos de ambos “entes”. Se estudiará desde ambas perspectivas, se intentará aportar claridad y se asentarán las bases desde lo teórico.

 

Académicas

Hasta hace unos pocos años los estudios de eventos o de Protocolo en las Universidades se impartían a través de la Licenciatura/Grados de Publicidad y Relaciones Públicas. Dependiendo del plan podría ser: una mera mención en alguna asignatura, alguna optativa o incluso un curso externo de unas pocas horas de duración con opción a unos créditos. En estos casos y con una escasa preparación este tipo de alumnos eran los que más preparados estaban para afrontar un evento (le pido querido lector que analice fríamente esta frase). Otra opción, más reciente en el tiempo, era la realización de un Máster especializado –previa carrera de Comunicación– en el tema que nos trata, la Organización de Eventos. Claro, al no existir una titulación propia y al ser la Publicidad y las Relaciones Públicas la única que se podía impartir pues es lógico que los eventos se relaciones a ella.

 

La cosa cambió cuando varios emprendedores decidieron apostar por impartir, de manera privada, clases de Protocolo que con el tiempo se convertiría en Protocolo y Organización de Eventos.  Desde hace unos años el Grado pasó a ser oficial y reconocido por la ANECA (Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación). Muy rápido aquí escrito pero que es necesario reconocer, han sido luchas llevados a cabo por grandes profesionales por conseguir lo que consideran –consideramos– que tiene que ser una realidad necesaria –desde aquí ¡Gracias!–. Ahora mismo hay varias universidades en las que se puede cursar el Grado de manera oficial, existen buenos másteres e incluso a Doctores que han hecho su tesis sobre el Protocolo y los Eventos. Este es el primera paso necesario para que se empiece a reconocer la profesión de profesional de Protocolo y Relaciones Públicas.

 

Problema: No ha habido hasta hace relativamente poco una titulación de Protocolo y Organización de Eventos. Mientras lo más cercano a ello era la Titulación de Publicidad y Relaciones Públicas, algún curso o master de especialización.

Solución: Extender la titulación universitaria de Protocolo y Organización de Eventos al resto de Universidades y que el mundo académico –no solo la ANECA– reconozca la validez de dicho estudios. Además en los grados y másteres relacionados con la  Comunicación y el Marketing se tienen que impartir la asignatura de Protocolo y Organización de Eventos puesto que tiene mucha relación con ellas. Esto ayudará a su sensibilización y que los futuros profesionales sepan realmente de que se trata.

 

Profesional

En cuanto al terreno profesional lo ideal sería tener un departamento de protocolo y eventos, entre sus funciones estaría la de organizar eventos de manera íntegra y preparar aquellos en los cuales asiste la marca –no solo en los que organiza sino también en otro que interviene, como por ejemplo puede ser algún patrocinio que realice–. Además de organizar hay que definir estrategias y acciones donde, en este caso, colaborarían tanto el profesional de Protocolo y Organización de Eventos como el Relaciones Públicas. Por último, hay que recordar y marcar como importante que no solo de eventos vive el profesional de Protocolo y Organización de Eventos, hay mucho más trabajo. En cambio, y como nota positiva, cuando una empresa organiza un evento y se contrata a una agencia, cada vez más se va buscando que lo realice una agencia especializada en ello, o grupo de comunicación con un departamento de eventos especializado.

 

La realidad

La realidad –la gran parte de ella– es otra, lo expuesto anteriormente ocurre en las grandes empresas, en las pymes ocurre que la persona que organiza el evento –cualquier otra función– es el RR.PP o directamente el de Comunicación o Marketing. De manera general sería que la persona responsable o el mismo departamento de comunicación es el encargado de todo. Sin embargo si habría tener en cuenta y diferenciar ambas ciencias o, en este caso, funciones para que todo salga mejor y se puedan dar las mejores sinergias. También, igual que antes, muchas veces se recurre a una personas especializada en la organización de eventos para llevar a cabo los eventos de las pymes.

 

Problema: Falta de conocimiento por parte de las empresas e instituciones sobre la Organización de Eventos pero sobre todo del Protocolo. Inmovilismo por parte de ciertas partes de profesionales.

Solución: Concienciar al mundo laboral de la utilidad del Protocolo y la Organización de Eventos, así como de la contratación de profesionales cualificados y formados en dicha materia.

 

Si desde el punto académico y profesional no hay reconocimiento ni del Protocolo y la Organización es muy complicado poder situarlo donde se merece, y es precisamente ahí donde está la clave. Para tratar buscar una poco de luz en este tema es hora de analizar cuál es la teoría, esto permitirá asentar las bases para un presente y un futuro próximo.

 

Teórico

La definición de Relaciones Públicas, enfocada hacia su finalidad, y escrita por los hermanos Barquero dicen que las “Relaciones Públicas va a orientada a conseguir la credibilidad y confianza de los públicos, de los que el Relaciones Públicas es experto, mediante gestione personales, utilizando conocimientos científicos y diversas técnicas de difusión y propagación, informando a tiempo y en el momento oportuno, sobre las personas u organizaciones para mantener, modificar o potenciar sus actitudes y acciones generando credibilidad y confianza”.

 

Las principales funciones del Departamento de Relaciones Públicas son: Relaciones con la Prensa, Publicidad –Comunicación– de sus estrategias, Comunicación Corporativa, Acciones de Lobbying  y Asesoramiento a la Alta Dirección.

 

Tanto en la definición, como en las principales funciones se ha citado la tarea de que los propios profesionales de Relaciones Públicas tuvieran que organizar eventos en sí. En cambio sí se ve que todas esas funciones si se pueden llevar a cabo en un evento. Por lo tanto los eventos son una herramienta de los profesionales de Relaciones Públicas en los cuales pueden desarrollar su trabajo. Para ser más efectivos y generar sinergias sería positivo que ambos profesionales trabajaran en común y decidieran una estrategia. Esta estrategia serviría  para que el organizador de eventos “ponga” a disposición del profesional de Relaciones Públicas aquellos elementos u acciones necesarios para que puedan desarrollar su trabajo (Esto mismo debería ocurrir con aquellos profesionales relacionados con la comunicación que participen en el evento. Periodistas, Comunity Manager, Publicistas, Ventas…). Además para organizar un evento lo más lógico y natural sería y es contratar a una persona preparada y cualificada para ello, y que mejor que aquellas personas que se han formado en ese terreno. Mientras que el profesional de las Relaciones Públicas se tiene que centrar en las funciones citadas anteriormente.

 

Problema: El Protocolo y la organización de evento está visto como parte de las Relaciones Públicas.

Solución: Es necesario dejar claro la diferencia existente entre ambas materias y que son complementarias pero con independencia.

 

Existe diferencias clara entre Protocolo y Organización de Eventos, y Publicidad y Relaciones Públicas, tanto a nivel académico como profesional, que ha quedado patente en lo teórico. Dicha diferencia no ha cuajado del todo en la sociedad, empresas e instituciones, de ahí que se deriven ciertos problemas hay los primeros. Por lo tanto, es necesario el trabajo de concienciación y sensibilización de dichos entes para situar al Protocolo y la Organización de Eventos donde se merece y obtener su reconocimiento.

 

 

 

 

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